1. Responsável pelo tratamento

A entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais é GRPHN HYPER CARS, LDA, NIPC 518029000, com sede em Avenida Dr. Salgado Zenha, lote 9, n.º 1, loja n.º 12, 1685-655 Famões, que explora a marca SMARTDRIVE.

Contacto geral: info@smartdrive.pt. Contacto específico para assuntos de privacidade e exercício de direitos: dpo@smartdrive.pt

2. Dados pessoais que podemos tratar

Dependendo da forma como utiliza o website e dos serviços que solicita, a SMARTDRIVE pode tratar as seguintes categorias de dados:

• dados de identificação e contacto, como nome, email, telefone, morada, data de nascimento e número de identificação fiscal, quando necessários;
• dados necessários à reserva e ao contrato de aluguer, incluindo datas e locais do aluguer, veículo/categoria, serviços selecionados, histórico de reservas e comunicações;
• dados de habilitação para conduzir e de identificação do condutor, designadamente número e elementos da carta de condução e, quando legalmente necessário, elementos do documento de identificação;
• dados de faturação, pagamento e transação necessários ao processamento, confirmação ou prova de pagamentos, cauções e reembolsos;
• dados relativos a seguros, assistência, sinistros, danos, portagens, infrações e outros factos ocorridos durante a execução do contrato, quando aplicável;
• dados fornecidos em pedidos de contacto, reclamações, pedidos de informação ou outras comunicações;
• endereço de email e registo de consentimento ou oposição para comunicações comerciais;
• dados técnicos e de utilização do website, como endereço IP, navegador, dispositivo, páginas consultadas, data/hora de acesso, registos de segurança e preferências de cookies.

A SMARTDRIVE não solicita, através dos campos de texto livre do website, o envio de categorias especiais de dados pessoais. O utilizador deve evitar inserir informação sensível que não seja necessária.

3. Finalidades e fundamentos jurídicos

Os dados pessoais podem ser tratados para as seguintes finalidades:

• responder a pedidos de contacto, informação ou proposta e adotar diligências pré-contratuais solicitadas pelo titular;
• gerir e confirmar reservas, celebrar e executar contratos de aluguer e prestar os serviços contratados, incluindo assistência ao cliente;
• verificar os requisitos de elegibilidade do locatário e dos condutores e cumprir obrigações próprias da atividade de rent-a-car;
• processar pagamentos, cauções, reembolsos, faturação e cobranças;
• gerir danos, sinistros, seguros, portagens, infrações, reclamações e exercício ou defesa de direitos;
• cumprir obrigações legais, fiscais, contabilísticas, regulatórias, de segurança e de cooperação com autoridades competentes;
• prevenir fraude, abuso, utilização indevida e incidentes de segurança, com fundamento no interesse legítimo da SMARTDRIVE, ponderado com os direitos dos titulares;
• enviar newsletters, campanhas e comunicações comerciais quando exista consentimento válido ou outra base legal aplicável;
• utilizar cookies e tecnologias não estritamente necessários apenas após consentimento, nos termos da Política de Cookies.

Quando o tratamento seja necessário para a celebração ou execução de um contrato, a recusa em fornecer os dados indispensáveis pode impedir a realização da reserva ou a prestação do serviço.

Quando o tratamento se baseie em consentimento, este pode ser retirado a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento realizado até à retirada.

4. Destinatários e prestadores de serviços

Os dados pessoais podem ser tratados por trabalhadores e colaboradores autorizados da SMARTDRIVE e por prestadores que atuem por sua conta, na medida necessária às finalidades indicadas.

Consoante o serviço contratado, podem ser destinatários dos dados, designadamente:

• prestadores de alojamento do website, infraestrutura tecnológica, desenvolvimento, manutenção, cibersegurança, email e gestão de reservas;
• prestadores de serviços de pagamento, instituições financeiras e entidades responsáveis por pré-autorizações, cauções ou reembolsos;
• contabilistas, prestadores de faturação e apoio administrativo;
• seguradoras, empresas de assistência, oficinas, peritos e entidades envolvidas na gestão de sinistros ou danos;
• operadores de portagens e entidades legalmente competentes para identificação de condutores ou cobrança de taxas;
• autoridades judiciais, policiais, tributárias, reguladoras ou administrativas, quando exista obrigação legal ou pedido legítimo;
• advogados, auditores e outros consultores profissionais, quando necessário ao exercício ou defesa de direitos.

Os prestadores que atuem como subcontratantes ficam sujeitos a deveres de confidencialidade, segurança e tratamento de dados apenas segundo instruções documentadas da SMARTDRIVE, nos termos legalmente aplicáveis.

5. Transferências internacionais

Sempre que os dados sejam transferidos para destinatários situados fora do Espaço Económico Europeu, a SMARTDRIVE assegurará a existência de um mecanismo de transferência legalmente válido e salvaguardas adequadas, nomeadamente decisão de adequação, cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia ou outro mecanismo previsto no RGPD.

O titular pode solicitar informação adicional sobre as garantias utilizadas através do contacto de privacidade indicado nesta Política.

6. Conservação dos dados

A SMARTDRIVE conserva os dados apenas durante o período necessário às finalidades para que foram recolhidos e aos prazos legais aplicáveis.

• pedidos de contacto sem contratação: pelo período necessário à resposta e acompanhamento e, depois, pelo tempo razoavelmente necessário à gestão de eventuais responsabilidades;
• reservas e contratos: durante a relação contratual e, posteriormente, pelos prazos de prescrição e de conservação legal aplicáveis;
• documentos de faturação e registos fiscalmente relevantes: pelos prazos de arquivo legalmente exigidos;
• dados necessários à defesa de direitos: enquanto subsistir a possibilidade de exercício, defesa ou reclamação desses direitos;
• newsletter e marketing baseado em consentimento: até à retirada do consentimento ou oposição, sem prejuízo da conservação do registo mínimo necessário para demonstrar o pedido de exclusão e respeitar futuras preferências;
• registos técnicos e de segurança: pelo período adequado à prevenção, deteção e investigação de incidentes, de acordo com critérios de necessidade e proporcionalidade.

Os prazos concretos poderão variar quando exista obrigação legal específica, litígio pendente ou necessidade de conservação de prova.

7. Direitos dos titulares

Nos termos da legislação aplicável, o titular pode, conforme o caso, exercer os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade, oposição e retirada do consentimento.

O titular tem ainda o direito de se opor a qualquer momento ao tratamento para fins de marketing direto, incluindo definição de perfis associada a esse marketing.

Quando o tratamento se baseie em interesse legítimo, o titular pode opor-se por motivos relacionados com a sua situação particular, sem prejuízo das situações em que existam razões legítimas imperiosas ou o tratamento seja necessário ao exercício ou defesa de direitos.

Os pedidos devem ser dirigidos para dpo@smartdrive.pt. A SMARTDRIVE pode solicitar elementos adicionais estritamente necessários para confirmar a identidade do requerente.

O titular pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), através dos canais disponibilizados em www.cnpd.pt.

8. Decisões automatizadas e definição de perfis

A SMARTDRIVE não tomará decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente o titular, salvo se tal vier a ser necessário e permitido por lei, caso em que será prestada informação específica sobre a lógica utilizada, importância e consequências previstas.

9. Segurança

A SMARTDRIVE adota medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco para proteger os dados pessoais contra destruição, perda, alteração, divulgação ou acesso não autorizados, incluindo controlos de acesso, medidas de segurança dos sistemas e procedimentos de gestão de incidentes.

Nenhum sistema é absolutamente imune a riscos. Em caso de violação de dados pessoais, a SMARTDRIVE atuará nos termos do RGPD, incluindo, quando aplicável, notificação à CNPD e comunicação aos titulares afetados.

10. Cookies e tecnologias semelhantes

O website utiliza cookies e tecnologias semelhantes. Os cookies estritamente necessários podem ser utilizados sem consentimento quando sejam indispensáveis ao funcionamento do website ou à prestação de um serviço expressamente solicitado.

Cookies funcionais não essenciais, analíticos, publicitários ou de marketing só serão utilizados após consentimento válido, quando legalmente exigido. O utilizador pode alterar as suas preferências a qualquer momento através da opção “Gerir cookies”.

Para informação detalhada, consulte a Política de Cookies.

11. Ligações e serviços de terceiros

O website pode incluir ligações ou integrações com serviços de terceiros. Sempre que o utilizador aceda voluntariamente a esses serviços, o tratamento efetuado pelo terceiro fica sujeito à respetiva política de privacidade, sem prejuízo das responsabilidades próprias da SMARTDRIVE quando exista tratamento conjunto ou outra relação juridicamente relevante.

12. Alterações à Política

A presente Política pode ser atualizada para refletir alterações legais, tecnológicas ou operacionais. A versão em vigor estará permanentemente disponível no website, com indicação da data da última atualização.